IenW regionale bestuurdersbijeenkomsten

Het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) zet in op een veilig en leefbaar Nederland. Een van de doelen om dit te kunnen bereiken is het inrichten van een efficiënt werkend stelsel van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH-stelsel). In januari 2022 heb ik als hoofdmoderator vijf regionale bestuurdersbijeenkomsten over het VTH-stelsel ontworpen en gemodereerd die georganiseerd werden voor ruim 150 bestuurders en directeuren van het Rijk, omgevingsdiensten, provincies en gemeenten uit het hele land.

Regionale bestuurdersbijeenkomsten VTH stelsel

Het doel van deze regionale bestuurdersbijeenkomsten was om te onderzoeken hoe de Kamerbrief versterking VTH-stelsel van 13 december 2021 verder uitgewerkt kon worden. De bijeenkomsten waren bedoeld om informatie uit te wisselen en om gerichte 1-op-1 dialogen met stakeholders te voeren, waarbij tegelijkertijd de inschatting van de stakeholder belangen door het Ministerie van IenW werd getoetst. Op deze manier werd inzicht verkregen in de mogelijkheden en beperkingen van de implementatie, en tegelijkertijd werd het commitment voor de uitvoering van de maatregelen gepolst.

Online World Café

De bijeenkomsten waren oorspronkelijk live gepland, maar moesten als gevolg van de corona-beperkingen alsnog online plaatsvinden. De ICT-functionaliteit vroeg daarom onverwacht veel aandacht in de voorbereiding. Gekozen is voor het faciliteren van een Online World Café op een Mural-canvas via Zoom-meetings, met plenaire- en subsessies met online tafels waarlangs gerouleerd werd, en met co-moderatoren per online tafel. De gesprekken aan de online tafels werden begeleid door tafelhosts van Omgevingsdienst NL, VNG (Vereniging van Nederlandse Gemeenten), het Interprovinciaal Overleg en het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat.

Aan de hand van drie thema’s (Samenwerken in vertrouwen, Eigenaarschap/ Verantwoordelijkheid en Kansen, strategie en organisatie) hebben de deelnemers constructieve gesprekken gevoerd. Alle inbreng is verzameld in de vorm van digitale geeltjes. Aan de hand van deze inbreng is waardevolle informatie gegenereerd om gezamenlijk aan de slag te gaan met het versterken van het VTH-stelsel. De inbreng van de deelnemers bevatte ook ideeën, aandachtspunten en randvoorwaarden voor het toen nog op te starten interbestuurlijk programma versterking VTH-stelsel (juli 2022 – september 2024).

Hoofdmoderator

Als hoofdmoderator en procesbegeleider was ik verantwoordelijk voor het ontwerp van de bijeenkomst, de gehanteerde werkvormen, het ontwerp van het Canvas, het inrichten van de Zoom-functionaliteit, het opstellen van het draaiboek, het brieven van co-moderatoren, het vooraf inhoudelijk en ICT-technisch instrueren van de deelnemers, het vooraf proefdraaien, het modereren van de bijeenkomsten zelf en het regulier wekelijks overleg met het kernteam.

Bij de opzet en vorm van de bijeenkomsten was het belangrijk rekening te houden met de bestuurlijke achtergrond van de deelnemers en de natuurlijke spanning die bestaat tussen Rijksoverheid en Provincie en Gemeente als lagere overheden, en de bijzondere eigendomsconstructie van Omgevingsdiensten. Gemeenten en provincies zijn zowel eigenaar, opdrachtgever als het bevoegde gezag waar de omgevingsdienst op basis van mandatering kan handelen voor het bestuursorgaan. De gemeente en provincie blijven verantwoordelijk voor de handelingen en besluiten.

De rol hoofdmoderator en procesbegeleider vroeg om verschillende kwaliteiten. Een goed gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen, scherpte om de soms complexe inhoud snel te doorgronden, het tegelijkertijd kunnen schakelen op proces, inhoud én onderstroom, het op strategisch en persoonlijk niveau kunnen adviseren van de opdrachtgever op rol en inbreng in het proces, het managen van de processtappen en de bijeenkomsten zelf en het creëren van een sfeer waarin alle deelnemers zich veilig en vrij genoeg voelen om men sámen constructief na te denken.

Succesfactoren

Het succesvolle verloop van de vijf bijeenkomsten is te danken aan een toegewijd kernteam aan de kant van de opdrachtgever dat van begin tot eind betrokken is geweest, een gedegen inhoudelijke voorbereiding die al maanden voorafgaand aan de bijeenkomsten gestart is, een uitgekiende opzet en werkvorm voor de bijeenkomsten zelf en een met militaire precisie uitgevoerd draaiboek.

Onderdeel bredere stakeholder engagement aanpak en strategie

De regionale bestuurdersbijeenkomsten vormden onderdeel van een bredere stakeholder engagement aanpak en strategie in twee Fasen, die door mij in opdracht van Ministerie IenW ontwikkeld is ter ondersteuning van de implementatie van de aanbevelingen van het rapport Van Aartsen. De stakeholder engagement aanpak moest passen binnen de kaders van het eind december 2021 aan de Kamer toegezegde Actieplan op Hoofdlijnen voor implementatie.

Fase 1

De bredere stakeholder engagement aanpak bestond uit twee fasen. In Fase 1 stond kortgezegd het scherp krijgen van de relevante stakeholders en hun belang centraal, de prioritering van de stakeholders op basis van issues en belangen en de inschatting van de mate waarin de belangen van de stakeholders en IenW gelijkluidend zijn of potentieel op spanning staan. Dit bood handvatten voor het voeren van stakeholderdialoog. Ten behoeve hiervan zijn in de “Issue- en stakeholderanalyse” relevante dialoogvragen uitgewerkt.

Fase 2

In Fase 2 stonden de stakeholder engagement processtappen centraal om draagvlak en commitment te creëren bij stakeholders die relevant zijn voor een succesvolle implementatie van de 10 aanbevelingen uit het rapport van de commissie Van Aartsen, en de daarvoor door IenW te volgen strategie. Het daadwerkelijk voeren van stakeholderdialoog met relevante stakeholders, zoals tijdens de regionale bestuurdersbijeenkomsten, vormde daar een belangrijke basis voor.

Over rapport Van Aartsen en het VTH stelsel

De oprichting van het stelsel van omgevingsdiensten vond ongeveer 20 jaar geleden plaats na grote incidenten zoals de vuurwerkramp in Enschede en de cafébrand in Volendam. Hieruit bleek dat gemeenten en provincies onvoldoende waren toegerust voor Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH-taken). De commissie Mans adviseerde in 2008 om kennis en expertise te bundelen in onafhankelijke uitvoeringsdiensten, wat leidde tot de inrichting van 29 omgevingsdiensten met circa 5000 medewerkers die VTH-taken uitvoeren voor meer dan 350.000 bedrijven.

Desondanks bleven milieuproblemen bestaan. De commissie Van Aartsen kreeg in 2020 de opdracht het stelsel te beoordelen; haar rapport uit 2021 concludeerde dat het VTH-stelsel onvoldoende functioneert door fragmentatie, vrijblijvendheid en een gebrek aan expertise. Gemeenten, provincies en het Rijk slagen er niet in omgevingsdiensten overal het gewenste niveau te laten behalen. Onderzoek o.a. van de Algemene Rekenkamer, bevestigde dat niet alle omgevingsdiensten beschikten over de noodzakelijke expertise, integrale benadering en slagkracht.

Onder de naam Interbestuurlijk Programma Versterking stelsel Vergunningen Toezicht en Handhaving (IBP VTH) liep van juli 2022 tot en met september 2024 een programma dat uitvoering gaf aan alle 10 de aanbevelingen van de commissie Van Aartsen, de onderzoeken van de Rekenkamer en het verder brengen van al lopende verbeterinitiatieven. Het Interprovinciaal Overleg (IPO), de VNG, Omgevingsdienst NL (gezamenlijke omgevingsdiensten) en de ministeries van Justitie en Veiligheid, Infrastructuur en Waterstaat en Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, werkten samen in het IBP VTH. Het doel: de kwaliteit van de leefomgeving verbeteren, door het hele VTH-stelsel te versterken, met speciale aandacht voor de rol van de omgevingsdiensten.